Закупщик заинтересовался товаром и попросил подробности. Вы отправляете прайс, фотографии и документы, а затем начинается переписка: какая цена актуальна, к какому артикулу относится этот файл, сколько товара осталось на складе?
Часть таких вопросов можно снять ещё до первого разговора. Для этого стоит собрать комплект, в котором каждый товар легко найти и сопоставить с его описанием, ценой и документами. Это поможет обсуждать условия, не тратя время на поиск нужного вложения.
Начните с требований конкретного покупателя
Не стоит собирать одну папку «для всех сетей» и отправлять её без изменений. Сначала выясните, как покупатель принимает предложения: через портал, по установленной форме или в переписке с закупщиком.
Например, X5 принимает коммерческие предложения через портал поставщиков и предлагает заранее ознакомиться с документами для сотрудничества. Подача предложения, согласование условий, оформление договора и заполнение карточки товара у компании выделены в отдельные этапы. У других покупателей порядок может отличаться.
Практический вывод простой: узнайте, какие сведения нужны сейчас и что потребуется позднее. Полный архив компании не заменяет правильно заполненную заявку.
Сделайте одну таблицу основой комплекта
Начните с перечня товаров, которые действительно готовы предложить. Для каждой позиции укажите артикул, название, основные характеристики, цену и свободное количество. Если есть варианты по размеру, цвету или комплектации, разделите их так, чтобы покупатель мог выбрать конкретный товар.
Рядом разместите ссылки на фотографии и относящиеся к позиции документы. Тогда закупщику не придётся искать нужный файл среди десятков вложений.
Особенно внимательно проверьте единицы измерения. Цена за штуку, комплект и короб — разные предложения. Если в коробе несколько единиц, укажите и количество вложений, и то, за что именно назначена цена. Условия по налогам и доставке также должны быть понятны из предложения.
Разделите сведения о компании и о товаре
В одном разделе соберите реквизиты и контакты компании. В другом — сведения о продукции: характеристики, фотографии упаковки и документы, которые относятся к конкретным позициям.
Точный состав документов о качестве, безопасности и соответствии зависит от категории товара и применимых требований. Сверьте его с ответственным специалистом и запросом покупателя. Само наличие файла с названием «сертификат» ещё не означает, что он подходит к предлагаемому ассортименту.
Проверьте названия, модели и другие обозначения: можно ли по ним сопоставить товар в таблице с документом? Если один документ охватывает несколько позиций, покажите эту связь. Если сведения расходятся, разберитесь с причиной до отправки.
Покажите, что покупатель получит фактически
Каталожная фотография помогает увидеть товар, но не всегда показывает его нынешнее состояние. Для складских остатков добавьте актуальные снимки самой продукции, потребительской упаковки и маркировки.
Если упаковка повреждена, часть комплектов неполная или в партии смешаны разные версии товара, отразите это отдельно. Покупателю важно оценить именно ту партию, которую вы предлагаете.
Сведения об остатке тоже должны быть актуальными. Укажите дату выгрузки и проверьте, исключены ли товары, уже зарезервированные под другие заказы. Если количество меняется каждый день, договоритесь, когда его нужно подтвердить повторно.
Не смешивайте предложение с документами на отгрузку
На этапе переговоров покупатель оценивает ассортимент и условия. При подготовке поставки понадобится сверить уже согласованный заказ, фактически собранный товар и документы на конкретную отгрузку.
Это разные задачи. Удобнее заранее разделить рабочие папки: «Предложение», «Согласованные условия», «Поставка». Так черновой прайс будет сложнее перепутать с принятой спецификацией, а старую таблицу — с текущим заказом.
Для документов, которые меняются, используйте понятное название и дату. Вместо «прайс_финальный_новый» — «Предложение_контейнеры_28-10-2026». При обновлении коротко напишите, что изменилось: цена, количество, состав партии или условия доставки.
Проверьте комплект глазами получателя
Перед отправкой откройте ссылки и убедитесь, что покупателю не придётся запрашивать доступ к каждому файлу. Передавайте только материалы, нужные для обсуждения: внутренние расчёты и переписку с другими партнёрами оставьте в рабочем архиве.
Попросите коллегу найти одну позицию по артикулу и проверить её цену, количество, фотографию и документ. Если для этого приходится задавать вопросы автору папки, комплект стоит упростить.
В сопроводительном письме достаточно назвать категорию товара, пояснить формат предложения и указать контакт для обсуждения. Подробно повторять всю таблицу в тексте письма не нужно.
Как подготовиться к обсуждению с ETCOR
Если рассматриваете реализацию через торговые сети, подготовьте перечень товаров, количество, цены, фотографии, сведения о состоянии партии и имеющихся документах. Укажите город склада и возможность регулярного пополнения либо разовый характер предложения.
ETCOR работает по комиссионной модели: товар остаётся вашим до продажи, расчёт происходит после оплаты торговой сетью по условиям договора. Подготовленные материалы помогут начать обсуждение подходящего формата работы и условий реализации.
Передать информацию о партии: etcor.ru — обсудить партию