Первая поставка в торговую сеть: что проверить до отгрузки

Первая поставка в торговую сеть начинается задолго до выезда машины: нужно согласовать условия, подтвердить заказ и подготовить партию. На этом этапе легко решить, что основная работа закончена. Но согласованное предложение ещё не означает, что конкретная отгрузка готова: ассортимент, упаковка, документы и логистика должны соответствовать принятому заказу.

Проверьте первую поставку как отдельный рабочий процесс. Главный вопрос — смогут ли склад, перевозчик и принимающая сторона одинаково понять, что, в каком количестве и на каких условиях отправляется.

Начните с подтверждённого заказа

Собирайте отгрузку по актуальному согласованному заказу, а не по первоначальному прайсу. Между рассмотрением предложения и поставкой могли измениться позиции, количество, цена или место доставки.

Сверьте артикулы, варианты товара и единицы измерения. Если заказан набор, количество отдельных предметов внутри него не заменяет количество наборов. Если изменился цвет или комплектация, не подменяйте позицию похожей без согласования.

Проверьте и статус самого заказа: какие действия необходимы с вашей стороны, каким способом подтверждается готовность, где фиксируются изменения. У одной сети это может быть кабинет поставщика, у другой — согласованный порядок обмена документами и сообщениями.

Убедитесь, что выбранный ассортимент готов к поставке

Ввод товара в сеть состоит из нескольких этапов. Например, X5 отдельно перечисляет согласование коммерческих и логистических условий, заполнение и согласование карточки товара, оформление договора и ввод в ассортиментную матрицу до поставки. Это порядок конкретной группы сетей, а не универсальная схема для любого покупателя. Источник: X5.

Составьте свой список на основании требований выбранной сети. Отметьте, что уже выполнено и кто подтверждает готовность следующего этапа. Так вы не отправите машину раньше, чем принимающая сторона сможет обработать поставку.

Проверьте товар и упаковку по отдельности

Потребительская упаковка представляет товар покупателю. Транспортная упаковка нужна для перевозки, хранения и приёмки. Исправность одной не отменяет требований к другой.

Перед сборкой проверьте комплектность, состояние товара и соответствие этикеток позиции в заказе. Для продукции с ограниченным сроком годности сверяйте конкретные партии с согласованными условиями покупателя.

Затем проверьте транспортные короба: количество единиц, прочность, закрытие и идентификацию. Если поставка идёт на паллетах, уточните требования к их типу, размещению коробов и креплению груза. Не переносите автоматически привычную схему отгрузки с маркетплейса на торговую сеть.

Сведите заказ, фактическую сборку и документы

До приезда машины сравните три набора данных: что заказано, что собрано и что указано в документах. Наименование, количество и единицы измерения должны описывать одну и ту же поставку.

Точный комплект документов зависит от товара, сделки и требований покупателя. Получите его до отгрузки и проверьте, кто отвечает за подготовку каждой части. Обнаруженная утром перед выездом неполнота может сорвать согласованный график.

Если используется электронный обмен, убедитесь, что нужные сообщения отправлены и обработаны. Факт создания документа у вас не всегда означает, что принимающая сторона его получила и приняла.

Согласуйте доставку до отправления машины

Перевозчику нужны конкретные сведения: адрес, дата и время, порядок въезда, контакт, количество грузовых мест и требования к разгрузке. Проверьте, требуется ли запись на приёмку и какое подтверждение должен иметь водитель.

Уточните, кто и как сообщает о задержке, изменении транспорта или расхождении в количестве. Ситуацию проще решать, когда ответственный известен заранее, а не назначается после того, как машина приехала на склад.

Не считайте передачу груза перевозчику завершением поставки. Дождитесь подтверждения приёмки и проверьте, нет ли расхождений, которые нужно обработать по согласованному порядку.

Используйте первую отгрузку для настройки следующих

После поставки коротко разберите, где возникли задержки и ручные исправления. Хватило ли времени на сборку? Совпали ли данные? Были ли понятны требования к упаковке? Кто получил результат приёмки?

Если планируются регулярные поставки, добавьте проверку пополнения. Наличие на первую отгрузку ещё не подтверждает возможность выполнить следующую. Сопоставьте график прихода товара, подготовки партии и ожидаемого расчёта с вашими обязательствами.

Финансовую сторону этого решения помогает проверить материал об экономике товара в разных каналах продаж. Общая подготовка ассортимента разобрана в статье о выходе в торговые сети.

Обсудите поставки с ETCOR

ETCOR помогает организовать реализацию товаров через торговые сети. Чтобы начать обсуждение, подготовьте ассортимент, свободный остаток, город склада и сведения о возможности пополнения.

Условия по конкретному товару и поставке определяются при согласовании с сетью. Чем точнее исходные данные, тем предметнее можно обсуждать следующий шаг.

Передать ассортимент на оценку.

Если вы только готовитесь к переговорам, начните с коммерческого предложения торговой сети.